طراحی غرفه نمایشگاه و غرفه سازی

مقدمه:

بودن در هر نمایشگاهی فارغ از ابعاد و ارزش هایی که آن نمایشگاه دارد و همچنین فایده های متعدد آن برای تیم های حضور پیدا کرده تابع یک سری مقررات عمومی نمایشگاه می باشد که ما قصد داریم به صورت کلی در این مطلب به معرفی یکایک این مقررات بپردازیم. توجه داشته باشید هر نمایشگاهی چه در داخل و چه در خارج از ایران می تواند در عین رعایت مقررات عمومی نمایشگاه، از یک سری مقررات به خصوص که در راستای ارتقا سطح کیفی نمایشگاه نیز وضع شده است؛ استفاده نماید! به عنوان مقدمه لازم است با این مقررات عمومی بطور اجمالی آشنایی پیدا کنید که به شرح زیر می باشند:

·        بخش اول – تکمیل فرم های ثبت نامی و پرداخت هزینه های مربوط به اجاره غرفه

·        بخش دوم – آشنایی با چهارچوب قوانین ارائه و نمایش محصولات نمایشگاهی

·       بخش سوم – حساب کردن هزینه های نمایشگاهی و تجهیزات جانبی آن بر حسب ریال و ارزی

·       بخش چهارم – آشنایی کلی با قوانین ساخت و ساز درون نمایشگاه ها

·       بخش پنجم – آگاهی از ضوابط انصرافی شرکت و یا اجاره غرفه

·       بخش ششم – مطلع شدن از واگذاری و زمان و تاریخ جانمایی غرفه

·       بخش هفتم – آشنایی با موارد امنیتی غرفه ها

·       بخش هشتم – آگاهی از شرایط تخلیه غرفه ها پس از برچیدن نمایشگاه

·       بخش نهم – آشنایی با قوانین مربوطه به صدور کارت های شناسایی

 

·       بخش دهم – آشنایی با قوانین تبلیغاتی در محیط نمایشگاه

مقررات عمومی نمایشگاه

بخش اول – تکمیل فرم های ثبت نامی و پرداخت هزینه های مربوط به اجاره غرفه:

در این بخش ابتدایی از مقررات عمومی نمایشگاه باید برای آگاهی از شرایط ثبت نام ابتدا به سایت مرجع نمایشگاه مورد نظر بروید و فرم های مربوطه را طبق آنچه در سایت منبع، گفته شده است تکمیل کنید که البته برای این منظور می توانید با ایجاد ارتباط مستقیم با ستاد برگزاری نمایشگاه برای این منظور اقدام کنید. توجه داشته باشید که تیم برگزاری نمایشگاه حتی پس از ثبت نام شما نیز می توانند به صورت کاملا سلیقه ای رفتار کنند و باعث حضور و یا عدم حضور شما و تیم همراهیتان در دوره جدید نمایشگاه شوند! لازم به ذکر است پرداخت هزینه های ابتدایی در خصوص مشارکت شما با توجه به نوع درخواست و متراژی که برای غرفه خود در نظر گرفته اید در همان مراحل نخست ثبت نام ضروری و رسید آن نیز باید به ستاد برگزاری نمایشگاه ارائه گردد. برای انتخاب مکان غرفه ها اولویت با کسانی است که زودتر از سایرین ثبت نام کرده اند.

برای پرداخت هزینه های ابتدایی نمایشگاه خواشها ابتدا از تایید ستاد برگزاری آگاه شوید و پس از آن اقدام به پرداخت هزینه های ثبت نامی نمایید تا در ادامه مسیر به مشکلی بر نخورید! پس از تعیین شدن و رزرو غرفه ها باید توجه داشته باشید که برای پرداخت هزینه اجاره آنان تنها 72 ساعت وقت دارید و بدیهی است که در صورت عدم توجه به این تاریخ، مسئولین برگزاری نمایشگاه هیچ تعهدی در قابل غرفه اجاره شده و یا رزرو شده شما ندارند. به یاد داشته باشید طبق اعلام رسمی سازمان امور مالیاتی کشور، 9 درصد مالیات بر ارزش افزوده از این پس به تمامی هزینه های پرداختی حاضران نمایشگاهی افزوده خواهد شد. پیش از آغاز نمایشگاه، درج اطلاعات و مشخصات شرکت کنندگان و همچنین نوع فعالیتی که قصد ارائه آن را در نمایشگاه دارند باید در کتاب رسمی نمایشگاه از سوی مسئولان برگزاری به دو زبان انگلیسی و فارسی ثبت شود. تغییر و ایجاد دگرگونی در فرم های ثبت نامی تنها با درخواست های مکتوب قابل قبول است؛ ضمن اینکه اگر تا یک ماه قبل از افتتاحیه نمایشگاه تمایل به انصراف داشته باشید، تنها 20 دردصد از هزینه های پرداختی شما به عنوان خسارت کسر و الباقی به حسابتان برخواهد گشت اما اگر این فرصت 30 روزه نیز به پایان برسد و شما تصمیم به انصراف از حضور در نمایشگاه بگیرید، قطعا تمام هزینه های شما به عنوان خسارت ضبط و به شما باز نخواهد گشت!

بخش دوم – آشنایی با چهارچوب قوانین ارائه و نمایش محصولات نمایشگاهی:

در این بخش تنها شما مجاز به ارائه و معرفی محصولاتی را دارید که ارتباط نزدیکی با موضوع نمایشگاه و یا پروفایل نهایی محصولات تعیین شده برای نمایشگاه دارند. نشان دادن گواهی نامه های استانداردهای جهانی و کشوری در خصوص محصولاتی که موفق به اخذ آنان شده اند، یک نکته ضروری است. با اینکه در بسیاری از نمایشگاه های ایران فروش مستقیم محصولات انجام می گیرد اما طبق مقررات عمومی نمایشگاه ها نباید این طور باشد و شرکت کنندگان مجاز به فروش مستقیم نیستند و تنها باید به امور بازاریابی و تبلیغاتی محصولات خود برسد. همچنین استفاده از وسایل و تجهیزات تبلیغاتی که در آن ها از تصاویری مغایر با شئونات اسلامی استفاده شده است نیز ممنوع می باشد.

بخش سوم - حساب کردن هزینه های نمایشگاهی و تجهیزات جانبی آن بر حسب ریال و ارزی:

تمامی کارگاه ها و شرکت های تجاری-بازرگانی که در داخل و یا مناطق تجازی آزاد در حال فعالیت هتسند می بایست هزینه های شرکت در نمایشگاه را بر حسب واحد پول ایران یعنی ریال بپردازند. پرداخت مبالغ نمایشگاهی برای آن دسته از شرکت هایی که به صورت مشارکت ایرانی و خارجی می باشد و در ایران نیز تولید شده است، باید برحسب ریال محاسبه شود. هزینه های وارد ساختن کالاها و یا محصولات خارجی صرفا برای آگاهی و رقابت با شرکت کنندگان داخلی هم در صورت اخذ مجوزات مربوطه باید بر حسب ریال تعیین شود.

گرفتن غرفه های مشارکتی بدون در نظر گرفتن نوع محصولاتی که در آن به نمایش در خواهد آمد هم باید به صورت ریالی محاسبه شود. حضور آژانس های گردشگری و مسافرتی نیز به شرطی که بدون فعالیت های تبلیغاتی برای کمپانی های خارجی باشد نیز می توان بر حسب ریال بررسی کرد. لازم به ذکر است هزینه های محصولاتی که به صورت فله ای وارد می شوند و در مرحله نمایشی به صورت ترکیبی با محصولات ایرانی همراه می شوند، به صورت ریالی محاسبه می شود؛ ضمن اینکه تمامی شرکت کنندگانی که به صورت مستقیم در قابل نمایندگان خارجی در نمایشگاه های داخلی حضور بهم می رسانند نیز بایستی بر حسب ارزی محاسبه شود.

بخش چهارم – آشنایی با قوانین کلی ساخت و ساز نمایشگاه ها:

حداقل مساحت غرفه های پیش ساخته به همراه تجهیزات و متعلقات خود طبق مقررات عمومی نمایشگاه؛ 12 مترمربع  و بدون ساخت غرفه 24 متر و همچنین در فضای باز بیرونی نمایشگاه نیز 30 متر می باشد. به غرفه هایی که در زمره پیش ساخته قرار نمی گیرند و اصطلاحا به ان ها خودساخته می گویند، تنها بخشی از نمایشگاه اجاره داده می شود و سایر ملزومات ساخت و سازی آن را باید تیم شرکت کننده تکمیل نماید. توجه داشته باشید اگر از غرفه های خود ساخته استفاده می کنید، حداقل 20 روز قبل از برپایی نماشگاه تیم غرفه سازی و مهندس ناظر بر آن را به مسئولین برگزاری نمایشگاه معرفی کنید تا در ادامه روند غرفه سازیتان، دچار مشکل نشوید.

تمامی غرفه دارانی که در فضای بیرونی نمایشگاه اقدام به اجاره غرفه می نمایند باید بدانند تنها مجاز به استفاده از محوطه اختصاص یافته به خود هستند و نباید از فضاهای عمومی و باز نمایشگاه برای جلب نظر مخاطبان و بازددی کنندگان نمایشگاهی و همچنین امور تبلیغاتی استفاده کنند. عزیزانی که از غرفه های خودساخته استفاده می کنند باید برای اوردن تجهیزات و امکانات جانبی غرفه خود از ستاد برگزاری نماشگاهی مجوز داشته باشند و به ازای هر متر مربع هم، مبلغ 150 هزار تومان چک تضمینی شرکتی نه شخصی پرداخت نماید.

بخش پنجم - آگاهی از ضوابط انصرافی شرکت و یا اجاره غرفه:

همانطور که گفتیم در صورت انصراف از حضور در نمایشگاه بهتر است 30 روز قبل از افتتاحیه نمایشگاه افدام کنید تا با کسر 20 درصد از مبلغ کل، مابقی هزینه هایتان به شما پرداخت شود! همچنین بد نیست بدانید در بازه زمانی 20 روزه تا رسیدن به زمان آغاز به کار نمایشگاه، هیچگونه درخواستی دال بر انصراف از حضور در نمایشگاه پذیرفته نمی شود و در صورت عدم حضور تیم شرکت کننده در زمان مقرر شده و خالی ماندن غرفه آنان، مسئولین برگزاری نمایشگاه می توانند غرفه مورد نظر را به سایر افراد ثبت نام کرده بسپارند؛ همچنین کسانی نیز که در فاصله 30 روز مانده به نمایشگاه هم برای حضور در این رویداد بزرگ اجتماعی، ثبت نام کنند از این قاعده مستثنا نیستند.

بخش ششم - مطلع شدن از واگذاری زمان وتاریخ جانمایی غرفه:

اینکه در چه زمانی غرفه های انتخابی ارائه شوند، بسته به اعلام ستاد برگزاری هر نمایشگاه دارد اما در خصوص جای غرفه هایی که برای شرکت کنندگان در نظر گرفته می شود، باید گفت که طبق مقررات عمومی نمایشگاه مسئول این کار همان مسئول برگزاری نمایشگاه می باشد که بر طبق نقشه جانمایی از پیش تعیین شده، اقدام می کند و حتی گاهی نیز دیده شده است که بنا به دلالیل زیادی جای غرفه ها را با یکدیگر عوض می کند و نهایت سعی خود را نیز می کند تا غرفه های مورد نظرش از نظر مساحت با همدیگر یکی باشند. توجه داشته باشید که طبق مقررات عمومی نمایشگاه، اعلام مکان غرفه حاضران نمایشگاهی لااقل باید 10 روز پیش از برگزاری آن باشد!

به یاد داشته باشید اگر متراژ غرفه شما با آنچه که برای آن هزینه پرداخت نموده اید تناقض داشت، تنها در دو روز اولی که غرفه را در اختیار دارید می توانید مشکل مربطوه خود را به صورت مکتوب به مسئولین برگزاری ارائه دهید. ضمن اینکه در اغلب نمایشگاه هایی که غرفه های پیش ساخته آن ها را تشکیل می دهند نیز باید ارائه غرفه تا یک روز پیش از زمان برگزاری انجام گیرد. توجه داشته باشید که واگذاری غرفه به سایرین و یا شراکت در یک غرفه ان هم بدون هماهنگی تخلف و غیر مجاز است! ضمن اینکه قراردادن محصولات غرفه در راهرو سالن های نمایشگاه و یا فضاهای خالی بی استفاده آن نیز غیر قانونی است و بدیهی است در صورت بروز چنین مشکلی، متخلف را جریمه و در صورت بی توجهی وی، غرفه مربوطه مسدود می گردد.

بخش هفتم – آشنایی با موارد امنیتی غرفه ها:

در حال حاضر فرمی پیش از صدور کارت های شناسایی شرکت کنندگان به آنان ارائه می شود که به صورت کلی موارد حفاظتی و امنیتی مختص به نمایشگاه را در آن قید کرده اند. محافظت از اقلام کالایی و مراقبت از محصولات موجود در غرفه در زمان فعالیت نمایشگاه بر عهده شرکت کننده است و پس از پایان زمان کاری نمایشگاه و خالی شدن سالن های نمایشگاهی و همچنین پلمپ شدن درب های ورودی، حفاظت از غرفه ها بر عهده حراست نمایشگاه خواهد بود!

انبار کردن و استفاده از تجهیزات آتش زا و کارتون های خالیبنا به مقررات عمومی نمایشگاهی در محوطه نمایشگاه به خصوص در پشت پنل ها ممنوع می باشد. بیمه آتش سوزی برای تمامی شرکت کنندگان ضروری است و باید هزینه آن به صورت جداگانه از حاضران در نمایشگاه گرفته شود. شایان به ذکر است در صورت هرگونه مفقودی و ایجاد مشکل در غرفه خود بهتر است ابتدا خونسردی خود را حفظ نموده و مراتب را به سرعت به مسئولین برگزاری انتقال دهید. باتوجه به شرایط زمانی باز شدن درب های ورودی نمایشگاه راس ساعت 8 توصیه می کنیم برای جلوگیری از به وجود آمدن مشکلات مختلفی، حداقل یک نفر از هر غرفه در ساعت مذکور در جلوی غرفه مربوطه حضور داشته باشد. همچنین این نکته را نیز فراموش نکنید که در مراحل ساخت و ساز غرفه ها نیز تنها با حکم و مجوز امضا شده از سوی مسئولین برگزاری می توان وسایل و تجهیزاتی را خارج نمود؛

بخش هشتم - آگاهی از شرایط تخلیه غرفه ها پس از برچیدن نمایشگاه:

برای تخلیه و برچیدن غرفه ها باید صبر کنید تا کاملا نمایشگاه به اختتامیه خود برسد و از روز بعد آن به مدت 24 ساعت شروع به جمع آوری غرفه خود کنید. توجه داشته باشید که اگر قصد فروش قطعات و تجهیزات اضافه غرفه خود را نیز دارید؛ شخصا حضور داشته باشید تا مبادا آسیبی به دیوارهای نمایشگاه و سالن های برگزاری وارد شود و شما ضرر ببینید.

در مورد شرایط تخلیه و برچیدن غرفه نیز این را باید بدانید که در صورت عدم اقدام به موقع و به پایان رسیدن مهلت تخلیه، مسئولین برگزاری نمایشگاه می توانند به صورت اختیاری تمام محتویات غرفه شما را به انبار انتقال دهند و که در این صورت هزینه این جا به جایی و انتقال و همچنین مسئولیت ایجاد خرابی در محصولاتتان، برعهده خود شما می باشد!

بخش نهم – آشنایی با قوانین مربوطه به صدور کارت های شناسایی:

تمام افرادی که در مدت زمان آغاز به کار نمایشگاه در غرفه ها حضور پیدا خواهند کرد بایستی از کارت شناسایی عکس دار برخوردار باشند که ارائه این کارت ها از سوی ستاد برگزاری نمایشگاه ها خواهد بود. توجه داشته باشید بهتر است برای تسریع در روند صادر شدن کارت های شناسایی برای خود و تیم همراهی تان بهتر است در همان ابتدا عکس هایی در ابعاد 4×3 و یا 3×2 را به مدارک ثبت نامی خود، اضافه کنید! لازم به ذکر است ارائه مدارک کافی برای صدور کارت های شناسایی باید تا 20 روز قبل از برگزاری نمایشگاه باشد و در صورت جاماندن از تاریخ فوق، طبق مقررات عمومی نمایشگاه نمی توان مسئولیتی را متوجه تیم برگزاری نمایشگاه کرد! همچنین این نکته را نیز جدی بگیرید که تنها افراد دارای کارت شناسایی می توانند در غرفه ها حضور داشته باشند؛ صدور کارت های شناسایی با توجه به متراژ غرفه های داخلی و خارج از سالن نمایشگاه به شرح زیر است:

·       متراژ غرفه داخلی: تا 12 متر همراه با صدور 2 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه داخلی: 12 تا 24 متر همراه با صدور 3 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه داخلی: 24 تا 50 متر همراه با صدور 4 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه داخلی: 50 تا 100 متر همراه با صدور 6 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه خارجی: تا 50 متر همراه با صدور 2 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه خارجی: 50 تا 100 متر همراه با صدور 3 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه خارجی: 100 تا 300 متر همراه با صدور 4 کارت شناسایی

·       متراژ غرفه خارجی: 300 متر به بالا همراه با صدور 6 کارت شناسایی

بخش دهم – آشنایی با قوانین تبلیغاتی در محیط نمایشگاه

اینکه برای هرگونه فعالیت های تبلیغاتی درون نمایشگاهی باید مجوزهای مربوطه را از روابط عمومی نمایشگاه اخذ کنید، یک قانون کلی است و در همه نمایشگاه های دنیا انجام می شود؛ شرکت کننده های نمایشگاهی تنها مجاز به استفاده از مساحت غرفه خود برای امور تبلیغاتی می باشند و نباید از حدود خود تجاوز کنند. جالب است بدانید در بسیاری از نمایشگاه های داخلی همچون شهر آفتاب آویزان کردن پوسترها و بنرهای تبلیغاتی از سقف سالنی که غرفه در آن قرار گرفته است، ممنوع و خاطیان جریمه مالی خواهند شد که البته این امر در خصوص سقف خود غرفه تا ارتفاعی همچون 150 سانتی متر اشکالی ندارد! استفاده از تجهیزات صوتی و تصویری و همچنین بهره گیری از دوربین های عکاسی و فیلمبرداری نیز باید با اجازه و هماهنگی های لازمه با مسئولین برگزاری باشد.

 

کلام آخر:

مقررات عمومی نمایشگاه مشتکل است از یک سری قوانین کلی و مباحث اجمالی که قطعا در صورت پیروی از آنان، می توان نوید برگزاری یک نمایشگاه استاندارد و در عین حال دلچسب را داد! خیلی از نمایشگاه های مختلف جهانی و حتی داخلی نیز از قوانین و مقررات دیگری نیز استفاده می کنند که تنها اختصاص به یک نوع نمایشگاه دارد و نمی توان کلی روی آن حساب کرد؛ ناگفته نماند تمام مقررات عمومی نمایشگاه گفته شده در این مطلب، بر طبق کنوانسیون اتحادیه جهانی نمایشگاه ها می باشد و آن طور که باید گفت؛ تقریبا در تمامی نمیاشگاه های در حال اجرا می باشد و عدم بهره گیری از این موارد نه چندان پیچیده می تواند در روند برگزاری یک نمایشگاه نه چندان بزرگ نیز اختلالاتی را به همراه داشته باشد.